В последние годы именно премиями работодатели предпочитают регулировать размер заработной платы сотрудников. Оклад может быть небольшим (даже ниже МРОТ), а ежемесячная премия часто превышает его размер в разы. Бывают ситуации, когда премия назначается время от времени, не регулярно, а в ряде случаев выплачивается систематически, но в разных суммах – в зависимости от заранее определенных условий и показателей. Самый распространенный вид поощрения в небольших компаниях – премии, размеры которых и порядок выплаты разнятся в зависимости от конкретных обстоятельств. Только что мы все дружно отпраздновали 23 Февраля и 8 Марта, и если у вас в компании принято приурочивать премии работникам к этим датам, то имейте в виду, что такие выплаты вызывают наибольшее количество вопросов. Кадровики должны знать, что некорректно прописанные условия и показатели премирования повлекут за собой не только штрафы за нарушение трудового законодательства и споры с работниками, но и налоговые санкции. В статье вы найдете ответы на самые актуальные вопросы.
Работодатель имеет право поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии (ч. 1 ст. 191 ТК РФ). По факту работодатель не ограничен в выборе способа и порядка дополнительного материального стимулирования работника (письмо Минтруда России от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).
Стимулирующая выплата (в т.ч. премия) является одной из составных частей заработной платы, которая направлена на мотивацию работников к повышению производительности труда (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).
Сразу скажем, что установление порядка и размеров выплаты премий, а также условий, при наступлении которых у работника право на премию не возникает или ему полагается премия в уменьшенном по сравнению с базовым размере, как правило, является исключительной прерогативой работодателя. За исключением, конечно, случаев определения условий премирования в индивидуальных трудовых договорах или иных соглашениях сторон. Аналогичная ситуация и с установлением размеров премий (информация Роструда от 10.12.2018 «О порядке определения и начисления премиальных выплат»).
ТК РФ не устанавливает никаких обязательных требований к системам премирования, действующим у работодателя. Вместе с тем если работодателем самостоятельно определена система премирования, то он обязан соблюдать ее порядок и нарушение отдельных положений соответствующего локального нормативного акта может повлечь наступление административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – от 1000 руб. до 5000 руб. (за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок до трех лет);
- на юридических лиц – от 30 000 руб. до 50 000 руб. (за повторное нарушение – от 50 000 до 70 000 рублей).
Отметим, что все премии и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, учитываются при расчете среднего заработка для отпусков и командировок (подп. «н» п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
При заключении договора с новым работником следует сразу продумать систему его премирования. Ведь размыто прописанные условия назначения премий могут повлечь за собой не только штрафы за нарушение трудового законодательства и споры с работником, но и налоговые санкции. Такие премии не будут учтены в расходах и инспекторы доначислят налоги, взыщут пени, штрафы.
Устанавливаем систему премирования
Системы оплаты труда, включая премирование, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
Посмотрим на конкретных примерах, какие документы составляются на практике и как выглядит идеальный пакет документов для премирования.
Какими документами регулируется премирование
Виды премий, категории работников, которым они начисляются, конкретные размеры стимулирующих выплат, показатели и условия премирования, основания и пределы выплаты премии в меньшем по сравнению с базовым размере могут быть определены положениями о премировании либо другими подобными актами (см., например, письмо Минтруда России от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).
Отметим, что микропредприятия (до 15 человек) вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (в т.ч. положения о премировании). На таких работодателей возложена обязанность включать все необходимые условия труда, которые обычно регулируются локальными нормативными актами, в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ). Заключаются указанные договоры на основе типовой формы, которая утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 27.08.2016 № 858.
При заключении типового трудового договора работодатель может исключить из него пункты, заполнение которых не предусматривается в связи с характером работы, а также пункты, указанные в примечаниях к договору (письмо Минтруда России от 30.06.2017 № 14-1/В-591).
Так что если вы относитесь к микропредприятиям, то все условия, в том числе касающиеся премирования, достаточно прописать в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК РФ), как это показано в Примере 1.
Пример 1. Фрагмент раздела «Оплата труда работника» трудового договора, составленного на основе типовой формы
<...>
IV. Оплата труда работника
14. Работнику устанавливается заработная плата:
а) должностной оклад – 20 000 (Двадцать тысяч) рублей в месяц;
б) стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты): ежемесячная премия за результаты труда в размере 20% (двадцати процентов) должностного оклада при условии отсутствия у Работника дисциплинарных взысканий за невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей в соответствующем месяце.
<...>
Если условие о премировании указано в коллективном договоре (ст. 40–41 ТК РФ), соглашении (в рамках социального партнерства, ст. 45–46 ТК РФ), положении о премировании или ином локальном нормативном акте, то в трудовых договорах, заключенных с работниками, дается ссылка на соответствующий документ (письма ФНС РФ от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165, Минфина РФ от 22.09.2010 № 03-03-06/1/606 и от 05.02.2008 № 03-03-06/1/81). Образец ссылки на условия и показатели премирования, закрепленные в локальном нормативном акте, см. в Примере 2.
Пример 2. Фрагмент раздела «Оплата труда работника» трудового договора, составленного на основе типовой формы
<...>
IV. Оплата труда работника
14. Работнику устанавливается заработная плата:
а) должностной оклад – 17 000 (Семнадцать тысяч) рублей в месяц;
б) компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера): компенсация стоимости доступа в сеть Интернет в размере 500 (Пятьсот) рублей в месяц;
в) стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (при наличии): ежемесячная и ежеквартальная премии в соответствии с Положением о премировании, утвержденным приказом от 23.11.2018 № 71.
<...>
Идеальный пакет документов на премирование
Чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов (см. письмо ФНС РФ от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165), споров с работниками о справедливых и недискриминационных условиях выплаты премий и их размеров, а также для правильного оформления премирования надо соблюсти следующие условия:
- выплаты должны быть установлены в трудовых договорах с работниками или трудовые договоры должны содержать ссылку на локальный нормативный акт, регулирующий обязанности работодателя в части стимулирования труда работников;
- условиями трудового договора и/или локальных нормативных актов размер причитающихся к получению работником выплат определяется однозначно. То есть четко прописан порядок расчета премий, имеются конкретные показатели оценки труда работников (время труда, объем труда, качество труда (при возможности его формализации), иные показатели, характеризующие итоги труда);
- наличие документов, подтверждающих достижение работниками конкретных показателей оценки труда (фактически отработанное время, количество созданных трудом материальных ценностей, суммы полученных с привлечением труда доходов и пр.);
- первичные документы (приказы и распоряжения работодателя) о начислении конкретных сумм выплат в пользу работников по действующей в организации системе оплаты труда.
Стимулирующие премии
Никаких нареканий не вызывают премии, относящиеся к выплатам стимулирующего характера и зависящие от стажа работы, должностного оклада и производственных результатов.
Если же выплата премий касается только избранных работников, то нелишним будет запастить документом о премировании с указанием на конкретные показатели трудовой активности данных лиц.
Обычно премии и иные поощрительные выплаты начисляются за результаты труда, достижение соответствующих показателей, то есть уже после того, как будет осуществлена оценка показателей (письмо Минтруда России от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293).
Можно в системе оплаты труда также предусмотреть премирование за выполнение конкретных особо важных и срочных работ, разовых конкретных заданий. Главное, чтобы премия была за производственные результаты.
Оформляющим выплату премии документом назначьте приказ (распоряжение) руководителя организации (или уполномоченного им лица). Его можно составить по самостоятельно разработанному шаблону (см. Пример 3) либо по унифицированным формам № Т-11 (на одного работника, см. Пример 4), № Т-11а (на несколько работников, см. Пример 5 на стр. 36) – в зависимости от того подхода, который выбран организацией при утверждении учетной политики.
Пример 3. Приказ о поощрении работника по самостоятельно разработанному шаблону
Пример 4. Приказ о поощрении работника по унифицированной форме № Т-11
Пример 5. Приказ о поощрении группы работников по унифицированной форме № Т-11а
Разовые премии
Расходы в виде премий в связи с профессиональными праздниками, знаменательными датами, персональными юбилейными датами и иные подобные выплаты могут вызвать вопросы у налоговиков. Велик шанс, что их не дадут учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письма Минфина России от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167, от 15.03.2013 № 03-03-10/7999, от 23.04.2012 № 03-03-06/2/42).
А Роструд в свое время высказался, что премии, выплачиваемые в организации вне системы оплаты труда (разовые премии), например, к юбилейным датам, праздникам, за выполнение срочной работы вне должностных обязанностей, не учитываются при исчислении средней заработной платы (письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1).
Поэтому прежде чем прописывать условия выплаты премий, посоветуйтесь с бухгалтерами и юристами.
Чтобы не возникало вопросов, рекомендуем данные выплаты подвести под квалификацию в качестве стимулирующих и входящих в систему оплаты труда, закрепив это документально. По сути, подтверждением стимулирующего характера любых премий является то обстоятельство, что возможность их получения учитывается работниками при оценке привлекательности трудоустройства в конкретную организацию. Ведь каждая премия, вне зависимости от того, как она названа в документах компании, к какой дате выплачена, положительным образом влияет на труд работника. С данной позицией могут не согласиться проверяющие органы, и тогда придется отстаивать свое мнение в суде.
Организации удалось доказать, что премии, выплаченные работникам к праздникам (8 Марта и 23 Февраля), носили стимулирующий характер. Подтверждением стимулирующего характера данных выплат является то обстоятельство, что возможность их получения учитывается работниками при оценке целесообразности трудоустройства в общество, т.к. любая премия, вне зависимости от того, как она поименована и/или к какой дате она приурочена, стимулирует труд работника (постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.12.2014 № Ф05-13874/2014 по делу № А40-12724/2014).
Если на предприятии установлены премии к профессиональным праздникам, то укажите, что премирование производится в связи с достигнутыми обществом результатами финансово-хозяйственной деятельности.
Организация смогла доказать, что премии, выплаченные в связи с днем фирмы и Днем химика, являются составной частью системы оплаты труда и непосредственно связаны с производственной деятельностью. Ведь были изданы приказы о поощрении работников, из преамбулы которых следует, что за период, прошедший с начала года, трудовые коллективы общества плодотворно потрудились для выполнения основных целей и задач предприятия. Данными приказами определены условия премирования и круг работников, представляемых к премированию; установлено, что премирование производится в связи с достигнутыми обществом производственными результатами (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 17.12.2014 № Ф09-8372/14 по делу № А50-2698/2014).
Пример 6. Фрагмент раздела «Оплата труда работника» трудового договора, составленного на основе типовой формы
<...>
IV. Оплата труда работника
14. Работнику устанавливается заработная плата:
а) должностной оклад – 22 000 (Двадцать две тысячи) рублей в месяц;
б) стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (при наличии):
- ежемесячная премия за результаты труда в размере от 20% (двадцати процентов) до 50% (пятидесяти процентов) должностного оклада – в соответствии с показателями и условиями премирования, определенными приказом Работодателя;
- премия к профессиональному празднику «День строителя» (второе воскресенье августа) – премирование производится в связи с достигнутыми обществом производственными результатами на основании приказа Работодателя.
<...>
Равным образом целесообразно увязать конкретные размеры премий, выплачиваемых работникам к определенным датам и событиям, со стажем их работы в организации – чем дольше работники будут в вашей компании трудиться, тем на больший размер премии вправе претендовать.
Итак, чтобы у инспекторов не возникало вопросов, премия должна:
1) предусматриваться нормативными документами организации и/или коллективным либо трудовым договором, а ее выплата – правильно документально оформлена;
2) привязываться к трудовым показателям работников;
3) являться частью системы оплаты труда.
Образец приказа о выплате премии в с профессиональным праздником см. в Примере 7.
Пример 7. Приказ о поощрении работников в связи с профессиональным праздником
Запись о премировании в трудовой книжке
Виды премий, отражаемых в трудовой книжке
Сведения о награждениях за успехи в работе вносят в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Однако речь здесь идет не о всех премиях, а только о следующих видах поощрения (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 – далее Правила):
- награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
- других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил).
Специалисты Роструда также отмечают, что в трудовую книжку вносятся сведения о премии, которая является разовой и выплачивается на основании индивидуального приказа руководителя. Сведения о премиях, предусмотренных локальными нормативными актами, устанавливающими систему оплаты труда, в трудовую книжку не вносятся.
Порядок заполнения раздела о награждениях
Рассмотрим порядок заполнения раздела «Сведения о награждении» (п. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденных постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69):
- в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
- в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 указывается дата награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Запись о премировании производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При внесении сведений о награждении работника в трудовую книжку указывать конкретный размер выплаченной ему премии не нужно. Достаточно написать, что работнику вручена денежная премия.
Пример 8. Запись о премировании в трудовой книжке работника
При увольнении сотрудника записи о поощрениях заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Сроки выплаты премий
В общем случае заработная плата за первую половину месяца должна быть выплачена в установленный день с 16 по 30 (31) число текущего периода, за вторую половину – с 1 по 15 число следующего месяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
После внесения этих изменений в ст. 136 ТК РФ многие кадровики волновались, что проверяющие будут требовать от них уплаты премии одновременно с выплатой заработной платы. Однако в некоторых случаях сделать это довольно сложно. Например, если речь идет о годовой премии. Перечислить ее до 15 января практически невозможно. В связи с многочисленными обращениями Минтруд России даже выпустил несколько писем, в которых пояснил, что поскольку премии и иные поощрительные выплаты начисляются за результаты труда, достижение соответствующих показателей, то выплатить их можно после того, как будет осуществлена оценка показателей (письмо Минтруда России от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293).
Как пояснили чиновники, премии являются одной из составляющих заработной платы и могут выплачиваться за иные более продолжительные периоды, чем полмесяца (месяц, квартал, год и другие). Конкретные сроки выплаты работникам стимулирующих выплат, начисляемых за месяц, квартал, год или иной период, могут быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом. К примеру, положением о премировании может быть установлено, что выплата премии работникам за конкретный месяц, осуществляется в месяце, следующем за отчетным, при этом лучше указать конкретный срок ее выплаты. А по итогам работы за год – в марте следующего года, и также указать конкретную дату ее выплаты.
Кадровикам на заметку
В заключение отметим, что все эти рассуждения насчет производственных и непроизводственных назначений премий актуальны, если у вас в организации применяется одна из следующих систем налогообложения:
- общая система налогообложения (платите налог на прибыль организаций);
- упрощенная система налогообложения с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов».
Ведь в этих случаях инспекторы могут задать вопрос о неправомерности включения в расходы разовых непроизводственных премий.
Если же организация применяет систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход или упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы», то вопросов с расходами не возникает. Тем более что с любой премии платятся обычные «зарплатные» налоги и взносы (НДФЛ и страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС России). Так что в этом случае можно спокойно проводить непроизводственные премии (к юбилеям, праздникам и т.д.). Вопрос возникнет только с включением этих выплат в расчет среднего заработка.
С точки зрения налогообложения «зарплатными» налогами и взносами, премии за производственные результаты, к праздникам и памятным датам – это обычные выплаты, облагаемые, как и зарплата, НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина России от 25.10.2018 № 03-15-06/76608).
Для НДФЛ, в случае начисления и выплаты сотрудникам организации единовременных премий, дата фактического получения дохода определяется как день ее выплаты. Не имеет значения, выплачивается эта премия за результаты работы или она не связана с производственной деятельностью (письма ФНС России от 17.09.2018 № БС-4-11/18094, Минфина России от 30.05.2018 № 03-04-06/36761, от 07.02.2018 № 03-04-06/7288, ФНС России от 06.10.2017 № ГД-4-11/20217 вместе с письмом Минфина России от 29.09.2017 № 03-04-07/63400).
В целях исчисления страховых взносов датой осуществления выплаты премии работнику является день ее начисления в бухгалтерском учете, независимо от даты выплаты и дня издания приказа о премировании работников (письмо Минфина России от 20.06.2017 № 03-15-06/38515).
Вместо премии осуществляем доплату
Обратите внимание, работодатели зачастую ошибочно выплачивают работнику премию, хотя по закону нужно оформить доплату. Речь идет о следующих ситуациях (ч. 1 ст. 151 ТК РФ):
- совмещение профессий (должностей);
- расширение зон обслуживания;
- увеличение объема работы;
- исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (плюсом к своей основной работе).
Если работодатель вместо доплаты, например, за расширение зон обслуживания выдаст работнику премию – он нарушит трудовое законодательство и проверяющие его обязательно накажут.
Отметим также, что размер доплаты устанавливается по соглашению между работником и работодателем с учетом содержания или объема дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом сотрудника в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).
Никаких ограничений по размерам доплат в законодательстве не содержится. Правила их установления должны быть определены работодателем самостоятельно в локальных нормативных актах и/или зафиксированы сторонами в письменном соглашении (дополнении) к трудовому договору.
Месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени (выполнившего норму труда) должна быть не ниже МРОТ (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). Трудовым законодательством допускается установление окладов (тарифных ставок) как составных частей заработной платы работников в размере меньше МРОТ при условии, что конечная зарплата, включая стимулирующие и компенсационные выплаты, будет не ниже МРОТ (письмо Минтруда России от 04.09.2018 № 14-1/ООГ-7353). Для сравнения зарплаты с МРОТ премия (все равно какая: месячная, квартальная, годовая) учитывается в месяце, в котором она начислена (письмо Минтруда России от 05.06.2018 № 14-0/10/В-4085).
Если же говорить о доплатах за дополнительную работу, то их размер работодатель не обязан доводить до МРОТ. Объясняется это тем, что такие выплаты являются дополнительными – за тот объем работы, который выполняется сверх обычных трудовых обязанностей.
