В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). С этим вопросом к нам обратился подписчик.
Объясняем, какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР. При соблюдении каких условий эти сроки можно существенно сократить.
Вопрос в тему
Существует сложность с определением сроков хранения отчетности, передаваемой в фонды в электронном виде. Разные разделы законодательства и трактующие его эксперты определяют абсолютно разные сроки хранения.
Пытаюсь правильно определить сроки хранения следующей отчетности в электронном виде:
- До 2023 года:
- отчеты в ПФР: формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
- отчет в ФСС: форма № 4-ФСС.
- Начиная с 2023 года:
- отчет в СФР: ЕФС-1 (со всеми разделами);
- отчет в ИФНС: персонифицированные сведения о физических лицах КНД 1151162.
Выявлены следующие противоречия:
1. Отчеты в ПФР:
В типовом Перечне 2019 года есть статья 624, где как раз фигурирует отчетность по персонифицированному учету. Сноска (1) про 75 лет в электронном виде относится только к ПФР или и к страхователю тоже?
Если к страхователю эта сноска не относится, то как быть тогда со статьей 450 типового Перечня 2019 года, где четко прописано про сведения о трудовом стаже, ведь СЗВ-СТАЖ как раз эту информацию и содержит?
Есть еще и третий вариант срока хранения – 6 лет по подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.
Каков в итоге корректный срок хранения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в электронном виде?
2. Отчет в ФСС по форме № 4-ФСС:
Принятый отчет формы № 4-ФСС должен храниться не менее 5 лет с момента принятия Фондом в соответствии с п. 6.3 приказа ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.
Но вместе с тем в типовом Перечне 2019 года есть статья 308, где обозначен срок хранения 50 лет. Форма 4-ФСС называется «РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам…», то есть по своему названию и сути этот отчет подходит под ст. 308.
Каков в итоге правильный срок хранения отчета 4-ФСС в электронном виде?
3. Появился новый отчет в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (или Социальный фонд России, СФР) – форма ЕФС-1:
По данному отчету вообще нет никакой информации о сроках хранения, плюс он содержит разные разделы. Так как один из разделов фактически содержит отчет СЗВ-ТД, который однозначно хранится 50 лет, то, скорее всего, и весь ЕФС-1 полностью также будет иметь срок хранения 50 лет? Или разные разделы ЕФС-1 имеют разные сроки хранения?
4. Отчеты в ИФНС:
С 2023 года утверждены следующие формы отчетов в ИФНС:
- Расчет по страховым взносам – форма по КНД 1151111, однозначно со сроком хранения 50 лет по статье 308 типового Перечня 2019 года;
- новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц» по форме КНД 1151162, который заменил форму СЗВ-М.
Какой статьей руководствоваться при определении срока хранения данного отчета в электронном виде по форме КНД 1151162 – ст. 308 или ст. 624 типового Перечня 2019 года, или вообще ст. 23 НК РФ?
Мнения везде разные – кто-то рекомендует руководствоваться профильной нормативной базой – НК РФ, законом о бухгалтерском учете, приказами ФСС, а кто-то, наоборот, рекомендует брать за основу типовой Перечень 2019 года.
Плюс в 2022 году произошло объединение ПФР и ФСС, образован новый фонд СФР, а в типовой Перечень в связи с этим изменения не были внесены. Новый отчет ЕФС-1, который вобрал в себя 4 предыдущих отчета и стал единым, необходимо составлять по разделам, и его разделы имеют разные сроки сдачи и места формирования (что-то должна сдавать бухгалтерия, а что-то – отдел кадров).
Хотелось бы получить от Вас обзор данного вопроса.
Сначала вспомним немного теории и практики экспертизы ценности документов. Ваш вопрос актуален, поскольку при определении сроков хранения отчетности в настоящее время необходимо учитывать не только критерий содержания отчетных форм, включая новые и старые, т.е. их суть, но и повторяемость информации и даже структуру (таблично-анкетная машиноориентированная унифицированная форма) и форму представления, а также технологию и способы приема-передачи отчетности и возможности хранения принятых форм документов в налоговых органах и фондах. Относительно недавно появилась реестровая форма хранения данных, что тоже накладывает свой отпечаток.
Организации-страхователи имеют право передавать отчетность из системы в систему (личные кабинеты на порталах ФНС как оператора приема отчетности в ФСС и ПФР до недавнего времени), на внешних электронных носителях и даже в бумажной форме. А в центрах обработки данных (ЦОД) ФНС принятая отчетность в настоящее время хранится в реестровой форме в базовых информационных ресурсах, что обеспечивает аутентичность электронных документов в доверенной среде, в которой поддерживается надежность и достоверность отчетных сведений для нужд государственного управления. В этой ситуации с технологической точки зрения постоянное или долговременное хранение первичной отчетности по месту ее создания у авторов-налогоплательщиков и страхователей становится избыточным и экономически неоправданным. В такой интересной технологической ситуации вопросы экспертизы ценности приобретают особую актуальность.
Необходимо вспомнить и некоторую приоритетность в регламентации сроков хранения документов. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает эту приоритетность, говоря, что сроки хранения документов могут быть закреплены:
- федеральными законами;
- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- а также перечнями документов со сроками хранения (подразумеваются типовые и ведомственные перечни), в которых регламентируется состав и нормативные сроки хранения отдельных категорий и видов документов.
Если оперативные изменения в действующей нормативной правовой базе напрямую устанавливают срок хранения отчетности, то этот срок должен соблюдаться в преимущественном порядке (обычно он фигурирует в федеральном законе или нормативном правовом акте профильного ведомства, куда подается эта отчетность). В номенклатуре дел в подобной ситуации делается прямая ссылка на пункт и подпункт нормативного правового акта. Обратите внимание, что на заседании экспертной комиссии вашей организации данный вопрос можно рассмотреть в таком же оперативном порядке с привлечением бухгалтерии и кадровой службы.
Перечни документов со сроками хранения разрабатываются на основе требований законодательства и иных нормативных правовых актов в результате сложной аналитической работы по изучению значимости отдельных категорий и видов документов, которые образуются в процессе реализации однотипных управленческих функций. Сроки хранения, установленные законодательством и нормативными правовыми актами, и сроки хранения, закрепленные статьями типового Перечня 2019 года, как правило, не противоречат друг другу.
Также обратите внимание, что перечни действуют и являются актуальными в течение примерно 10 лет, практика внесения в них оперативных изменений отсутствует. Кроме того, типовые перечни устанавливают нормативные сроки хранения категорий и видов, а не конкретных разновидностей документов, поэтому они могут быть действующими в течение длительного времени.
Для начала процитируем те статьи Перечня 2019 года, к которым мы будем обращаться (чтобы иметь их перед глазами), а потом начнем скрупулезно рассматривать каждый упомянутый документ.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Полагаем, что до 1 января 2023 года по ст. 624 а) типового Перечня 2019 года в номенклатуре дел организации-страхователя вы верно определяли и закрепляли 5-летний срок хранения следующих форм отчетности:
Примечание (1) в ст. 624 относится к подпункту б) и устанавливает 75-летний срок хранения полученных отчетов в реестрах ПФР, а срок 6 лет означает страховой срок хранения полученной первичной отчетности в ПФР для устранения выявленных ошибок ввода и обеспечения воспроизводимости электронных документов / записей в реестрах.
Долговременный срок хранения 50 лет вы могли определять:
- по ст. 308 Перечня 2019 года:
- для формы «Расчеты по страховым взносам. Форма РСВ»,
- для формы № 4-ФСС «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам…»;
- а по ст. 450 Перечня 2019 года:
- для годовой формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц».
В номенклатуре дел необходимо было закрепить места хранения всех отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии, чтобы данные формы могли быть правильно включены в годовые разделы соответствующих описей дел. Если данные отчетные формы долговременного срока хранения формировались в информационной системе вашей организации в электронном виде, то они распечатываются, прошиваются, удостоверяются и передаются на архивное хранение в бумажной форме вместе с электронными подлинниками (пока долгожданный законопроект № 1173189-7 еще не принят).
С 1 января 2023 года необходимо отразить в номенклатуре дел изменения в отчетности, которая подлежит сдаче в налоговую службу и в новый Социальный фонд России в связи с объединением ПФР и ФСС.
Таблица 2. Отчеты в налоговую службу
В связи с развитием технологий приема-передачи и хранения налоговой отчетности (применение ЦОДов и хранение в реестрах обязывают учитывать технологический принцип экспертизы ценности) полагаем, что срок хранения документов в организациях-налогоплательщиках по Перечню 2019 года в дальнейшем будет пересмотрен в сторону снижения. А в настоящее время при условии сдачи отчетности исключительно в электронном виде вы можете закрепить решением ЭК срок ее хранения в соответствии со ст. 23 НК РФ – 6 лет, поскольку долговременное хранение полученной отчетности обеспечивает сама налоговая служба.
Но будьте осторожны!
Во-первых, речь идет не о любой отчетности:
- подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ с 5-летним сроком хранения «документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов» нам не подойдет в принципе;
- а подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ с 6-летним сроком хранения «документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов» подойдет, но не для любых отчетов. Под это понятие подпадают только те отчеты с 50/75-летним сроком хранения по Перечню 2019 года, которые мы отметили «!» в Таблицах 2 и 3.
Во-вторых, отметим, какие организации должны хранить свежие (начиная с 2003 г.) кадровые документы 50 лет, а какие 75 лет, если в Перечне 2019 года написан срок «50/75 лет». Это регулируется статьей 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Подавляющее большинство хранит их 50 лет, поэтому в статье мы этот срок и упоминаем (организации, у которых есть кадровые документы с 75-летним сроком, это про себя знают).
В-третьих, вы можете обосновать срок хранения положениями более весомого нормативного правового акта (каковым несомненно является НК РФ по сравнению с Перечнем 2019 года), и это существенно сократит срок хранения документов: с 50 до 6 лет. А правда жизни сейчас такова, что многие пенсионеры бывают неприятно удивлены тем, что части данных об их работе нет в ПФР, им приходится самим разыскивать подтверждающие документы и часто их найти не удается, т.к. работодателя больше нет и в государственный либо муниципальный архив его документы приняты не были. Крайним становится пенсионер, правды найти ему не удается, и без того скромная пенсия дополнительно несправедливо сокращается. Цифровизация этого процесса в госуправлении, персонифицированный учет как раз призваны решить проблему. Но как оно будет на практике, когда нынешним работникам потребуется подтвердить стаж и заработок для получения полагающейся пенсии, мы узнаем потом. Поэтому, исходя из социальной ответственности перед своими коллегами, рекомендуем оставить более длительный 50-летний срок хранения по Перечню 2019 года.
Фрагмент документа
Статья 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)» Налогового кодекса РФ
1. Налогоплательщики обязаны:
...8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом...
3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:
...6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов;
Теперь разберем отчеты в единый Социальный фонд России, который формирует новый отдельный портал приема-передачи отчетности и развивает свои базовые ресурсы с учетом унаследованных реестров ПФР и ФСС. Единая форма ЕФС-1 фактически поглощает информацию ранее действовавших форм отчетности, названия ее разделов и подразделов практически соответствуют названиям ранее применявшихся самостоятельных отчетных форм. Для отдельных разделов и подразделов установлены свои сроки сдачи, их могут формировать разные подразделения, рекомендуем установить для них и разные сроки хранения (пока нет нормативного акта, определяющего срок хранения для всего отчета по форме ЕФС-1 или его разделов):
Социальный фонд РФ наряду с налоговой службой развивает свою инфраструктуру для приема, обработки и хранения отчетности исключительно в электронном виде. Если ваша организация зарегистрировалась на портале СФР как страхователь и сдает отчетность в электронной форме по технологии из системы в систему, то по решению ЭК вы можете руководствоваться приказом СФР от 06.07.2023 № 1319 «О защищенном обмене документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования» (пришел на смену приказу ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования», который вы упоминаете в вашем вопросе). Срок хранения принятого через портал расчета – не менее 5 лет с момента получения Фондом (согласно п. 5.2 нового приказа СФР и п. 6.2 старого приказа ФСС РФ). Даже при недостаточной четкости формулировки 5-летний срок хранения вполне может быть отнесен и к автору отчета – организации-страхователю, поскольку далее п. 5.3 нового приказа СФР и п. 6.3 старого приказа ФСС РФ устанавливают, что срок хранения страхователем квитанции о получении Фондом соответствующего расчета или квитанции о получении расчета с ошибками – не менее 5 лет после завершения процедуры электронного документооборота.
Однако и тут, преследуя интересы соцобеспечения своих коллег, возможно, вы пока оставите те сроки хранения, которые указаны в Таблице 3.
Таким образом, технологический критерий в современных условиях в значительной степени определяет значимость электронных документов для государства и организаций, которая устанавливается в процессе экспертизы их ценности. И его учет фактически позволяет существенно снижать нормативные сроки хранения в организациях – авторах документов при соблюдении долговременных сроков их хранения в базовых государственных информационных ресурсах и реестрах фондов.
